FAXDM必読ガイド|費用を無駄にしない、効果的なFAXDMの手順

「FAXDMは本当に効果があるのか」といった疑問や、「FAXDMをやったことがあるが、成果が出ずに費用を無駄にしてしまった」といった経験はありませんか?

いきなりFAXDMに取り組むのではなく、事前にしっかりと戦略を立てることが成功への近道です。

この度、戦略の立て方やFAXDMの実施手順についてまとめたガイドを作成いたしました。
より良い内容に仕上げていくために適宜更新していきます。皆様の目的達成の一助となりましたら幸いです。

手順1:まずは企画を明確にする

①何のためにFAXを送るのかをはっきりとさせる

当たり前のことのように聞こえますが、FAXDMをやってみたいという方に話を聞くと、そもそも「何のためにFAXDMをやるのか」というスタートがぼやけている方が意外と多いのです。

FAXDMの目的は、以下の5つに大別できます。

  • 集客(セミナーやイベント、店舗など)
  • 資料請求・お問い合わせの獲得
  • 商材の注文受付
  • ニュースレターの配信
  • プレスリリースの配信

「FAXDMを受け取った相手に何をしてほしいのか」を明確にしましょう。

②送る相手(ターゲット)について整理する

FAXDMは受け取った相手から直接反応を得るダイレクトレスポンスマーケティング(DRM)に適した手法ですので、受け取る相手がどのような相手なのかは戦略を立てる上で極めて重要な情報です。
ここが明確であればあるほど、成功の可能性が高まるといっても過言ではありません。

特に注意すべきなのは、FAXDMを送る相手は企業そのものではなく、その企業に勤めている人間(個人)であるということです。
どのような企業(業種は?地域は?規模は?)の、どのような人(どの部署?何の担当者?何に関心がある?)をターゲットとするか、じっくり考えてみてください。

  • 既存顧客なのか、新規顧客なのか
  • 業種
  • 地域
  • 企業規模(従業員数、資本金、売上高など)
  • 部署
  • 役職
  • どのような課題を抱えているか
  • どのような事柄に関心があるか

おおよそこのようなことについて、しっかり把握しておくと、以後の戦略立てがスムーズです。

【関連ページ】
FAXDMの反応率を高める5つのポイント|ターゲットを見極める

③どのタイミングでFAXを配信するのか

日時を指定して案内を届けられるところがFAXDMの長所の一つです。
受け取る側の「迷惑にならない」「最もゆっくり見ていただけそうな」タイミングを見極めることがポイントです。

一般的には、

  • 業務で電話やFAXを重点的に使う時間帯は避ける
  • 早朝や夜間など非常識な時間帯は避ける
  • 休日は避ける
  • 業務が比較的落ち着いていると思われる時間を狙う

といったことに気を配り、いくつか候補を上げて試してみることがおすすめです。

【関連ページ】
FAXDMを配信するタイミング 〜時期・曜日・時間帯〜

④反応を受け取ったら、「誰が」「何をするのか」を明確にする

いざFAXDMを送信して、めでたく反応を受け取ったときに「誰が」「何をするのか」を具体的にイメージすることが重要です。
そうでないと、せっかくFAXDMから反応があったのにどのように対応したらいいか分からず、せっかくのホットなチャンスを見逃してしまうことになりかねません。
FAXDMはスピードが最大の長所なので、その後の対応もスピーディーにできるように、事前の準備を怠らないようにしましょう。

⑤目標とする成果(数値などの指標)を設定する

おろそかにしがちなのですが、何をもって成功とするか(効果があったとするか)という指標を設定することが重要です。
FAXDMの反応率は一般的には0.1%ですので、まずは0.1%の反応があったらどれくらいの成果が得られるのかを算出してみるとよいでしょう。

例としては、セミナーの集客用に3,000件FAXDMを送り、0.1%の反応=3名の参加申し込みといった具合です。
3,000件FAXDMを送る時にかかる費用が27,000円だとすると、1名獲得するためにかかった費用は9,000円となります。
そのコスト感覚で問題ないか、といったことを考え、具体的な目標を立ててみましょう。
(例えば、もしコスト超過だったり必要とする人数がより多かったりするのであれば、目標とする反応率を引き上げたり、配信する件数を増やしたりする必要があります)

手順2:FAXDM原稿と宛先リストを準備する

FAXDMの企画について整理ができたら、原稿とリストの用意をはじめましょう。

FAXDM原稿についての参考記事

FAXDMリストについての参考記事

手順3:FAXDMを配信する

原稿とリストの用意が整いましたら、企画の時に設定したタイミングで配信してみましょう。
FAXDMを一斉に送信する場合、FAXDM送信代行業者を利用すると低コストかつスムーズです。

【関連ページ】
3つのFAX送信方法を比較|FAXDM業者が業務用FAX機・FAXソフトより便利
FAXのテスト送信を無料でおこなう方法|インターネットで簡単送信
NetRealのFAXDMサービスの料金体系|FAXの一斉送信が格安価格

手順4:配信した後が肝心! 成功の分かれ道です。

FAXDMを配信すると、配信停止依頼の返信も含め、比較的スピーディーに反応が返ってきます。
(ポジティブな反応ほど受け取る側が悩むなどして時間がかかることが多いので、長い目で見守るのも○です)

①送信結果を確認する

まずは送信結果を確認し、送信成功・失敗の割合などを把握しておきましょう。

ここで、送信が成功した宛先、失敗した宛先でやるべきこと(やったほうがいいこと)が変わってきます。

送信成功先にはフォローコールをしてみよう

FAXDMを送信した後、そのまま送りっぱなしにしている方が多いと思います。
そこで、FAXDMを送信した宛先に電話でフォローをおこなうと、成果をググっと引き上げることが可能です。

【関連ページ】
FAXDMとテレアポの組み合わせが効果的|フォローコールで反応率アップ

送信失敗先には再送 or 封書DM・ハガキDMで送ってみよう

送信が失敗した宛先のうち、NetRealでは送信結果表にエラーの原因を記載しています。
エラーの一部は、再送することで届く可能性があります。まずはそれらをフィルタリングし、その宛先に再送してみましょう。
再送しても届かない宛先(停止依頼を受けている、不明なエラーなど)には、封書DMやハガキDMなど別口でアプローチするのも良いでしょう。

【関連ページ】
NetRealのDM発送代行サービス

②企画の振り返りが重要です

FAXDMを送ってみて、いかがでしたでしょうか。思ったような、いや、思った以上の成果が出ていたら幸いです。

目標を下回った場合

以下のことをはじめ、さまざまな角度から振り返って改善につなげることが大切です。

  • 「受け取った相手に何をしてほしいのか」のハードルが高すぎなかったか
  • ターゲット設定は適切だったか
  • 送信タイミングは適切だったか
  • 設定した目標が高すぎなかったか
  • FAXDM原稿に改善できる点はないか
  • 宛先リストに改善できる点はないか
  • オファーは十分に魅力的だったか

FAXDMに限らないことですが、このようなマーケティング施策は1回きりではその真価を発揮できません。

「いきなりお問い合わせはハードルが高すぎだったかもしれない。まずは無料のお役立ち資料を送るというオファーに変えてみよう」
「送信時間を午前中から午後に変えてみよう」
「今回の原稿はチラシ風だったから、今度はレター風でやってみよう」
「テレアポでヒアリングしたら受け取る前に捨てられていたようだ。捨てられないようにどういった担当者宛てなのか明記しよう」

といった具合に、さまざまな改善を繰り返し、徐々に反応率・成果を上げていくというのがセオリーです。
そしてここで成果が上がったパターンは、他のマーケティング施策でも応用できることが多いです。

このサイクルを倍速化するために、あらかじめ2パターン(AとB)を用意して、成果を比較するABテストがおすすめです

送信停止希望の宛先には送らないように!

FAXDMを送信した後、何件かは「FAXは不要です」という停止希望の返信が来ます。
ここで停止希望をいただいた宛先のリスト、いわゆる送信NGリストの管理をしっかりとおこなう必要があります。
今後FAXDMを繰り返しおこなっていく上で、もし停止希望をいただいた宛先に誤って送信してしまったら……本格的なクレームに発展してしまう場合もあります。

かと言って、送信するリストを毎回毎回、その宛先が含まれていないかをくまなくチェックするのは大変な労力がかかります。
そこで、停止リスト(送信NGリスト)を管理できるNetRealをおすすめします。
NetRealは停止リストに今後送信したくない番号を登録するだけで、今後はFAXリストにその番号が含まれていたら自動的に除外されるようになっています。
送信に使うリストをチェックする必要がないのは手間をグッと減らせて楽ですし安心です。

お気軽にご相談ください

FAXDMでお悩みのことがあれば、私たちにご相談ください。
アドバイス、原稿作成代行、セミナーなど、さまざまな形でお役立ちできるかと存じます。

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